Все, кто интересуется, практическими вопросами, связанными с бюджетированием и управленческим учетом , могут задавать мне любые вопросы по данной тематике. Я обещаю, что все обращения не останутся без ответа.

Как-то раз участники моих семинаров по управленческому учету и бюджетированию (два человека из одного холдинга) попросили меня дать свои комментарии и предложения по доработке проекта регламента БДДС, который они недавно подготовили.

Очевидно, что данное обращение относится ко второму случаю, т.к. оно требует от меня проведения определенной работы.

Нужно пояснить, что ко мне обратились два руководителя экономических отделов двух компаний, входящих в один холдинг, в котором велась работа по постановке бюджетирования, но к сожалению необходимой поддержки со стороны руководства не было. Правда им разрешили пройти обучение на моих семинарах.

Как известно, очень сложно заниматься постановкой бюджетирования и управленческого учета без соответствующей поддержки со стороны руководства . Поэтому я решил им помочь бесплатно , хотя обычно такую работу я выполняю только на платной основе .

Мне прислали на оценку восемь файлов: сам регламент и семь приложений.

Ниже я привожу в качестве примера сопроводительное письмо к результатам анализа регламента БДДС, а также сам анализ. Естественно, все реальные названия компаний этого холдинга здесь изменены.

Сопроводительное письмо к результатам анализа регламента БДДС

Я внимательно изучил все файлы, что Вы мне прислали.

К сожалению, провести полноценную экспертизу я не могу, т.к. я не знаю бизнес-процессы компании. У меня нет даже схемы оргструктуры.

Например, по Приложению 7 (Порядок формирования бюджета движения денежных средств в части планирования оплат заказов) мне очень сложно высказать какие-то конкретные замечания по той же причине.

В общем у меня есть некоторые замечания, а также вопросы. Возможно все вопросы связаны именно с тем, что я не проводил диагностику и не знаю компанию.

Может быть некоторые мои вопросы наведут Вас на какие-то новые мысли (но гарантии дать не могу).

Полагаю, что основное замечание Вы и так уже сами знаете после того как побывали на моих семинарах по управленческому учету и бюджетированию .

Речь идет о том, что планируется создать изначально неполноценную систему.

Я на семинаре говорил, что первая версия может быть не очень детальной, но система бюджетирования должна быть полноценной .

Сейчас же пока внимание сосредоточено только на одной аспекте финансово-экономического состояния компании - а именно на финансовых потоках.

Я на семинаре говорил, что в логической цепочке планирования деньги всегда находятся в конце. Начинать нужно с финансового результата (элементы БДР). А затем уже переходить к ресурсам и источникам их финансирования (элементы ББЛ) и финансовым потокам (элементы бюджета движения денежных средств).

Более того эффективно анализировать исполнение одного бюджета движения денежных средств без двух остальных аспектов просто невозможно.

Или у Вас есть регламент для полноценной системы бюджетирования, а Вы мне прислали только БДДС?

Остальные свои замечания и вопросы я поместил прямо в тексте файла с регламентом, выделив их синим цветом и курсивом . А также сделал соответствующие комментарии в отдельных файлах по каждому приложению.

Надеюсь это Вам как-то поможет.

Будут вопросы - обращайтесь.

Регламент подготовки и контроля исполнения бюджета движения денежных средств (проект)

1. Назначение (Цель):

Настоящий регламент подготовки и контроля исполнения бюджета движения денежных средств на месяц (далее – Регламент) устанавливает порядок распределения функций и механизмов внутреннего взаимодействия участников процесса при подготовке, утверждении и контроле исполнения бюджета движения денежных средств на месяц.

Напомню многие решения, принимаемые при утверждении бюджетов, могут иметь последствия не только в ближайшем месяце, но и позже. Поэтому планируя на ближайший месяц последствия многих решений можно просто не видеть. А когда компания до них доживет ничего исправить нельзя, т.к. решение было уже принято ранее.

Бюджет движения денежных средств Компании на месяц (далее – БДДС) формируется с целью планирования предельно допустимого объема, в рамках которого могут быть профинансированы подразделения Компании, путем уточнения плана поступлений и выплат на месяц и последующего контроля объемов фактического финансирования.

Настоящий Регламент вводится в действие с даты его утверждения.

2. Общие положения:

2.1. Область применения.

Настоящий Регламент определяет порядок действий, производимых в ходе формирования, утверждения, контроля исполнения бюджета движения денежных средств, их последовательность, полномочия участников процесса и их ответственность.

Область применения настоящего Регламента во всех центрах финансовой ответственности и бюджетных единицах Компании.

2.2. Термины, определения и сокращения.

Для целей настоящего документа в нем определены следующие термины и сокращения:

Мы об этом говорили на семинаре.

Приложение 4

В нем содержится классификация статей движения денежных средств (список из 160 позиций).

Мне сложно оценить этот классификатор на предмет его полноты, а также необходимой степени детализации т.к. еще раз повторюсь, что я не знаю бизнес-процессов компании, а также сумм, которые проходят по каждой статей (чтобы понять где ест смысл мельчить, а где нет).

В целом могу отметить, что сама структура классификатора полностью соответствует требованиям, т.к. есть разбивка поступлений и выплат по трем видам деятельности (основная, инвестиционная и финансовая).

Есть только несколько моментов.

1. Я не понял как сюда попала статья О.1.3.8 "Курсовая разница+" и О.2.15.18 "Курсовая разница-". Когда возникают курсовые разницы разве это как-то связано с движением денежных средств? Это влияет на доходы и расходы, а причем тут финансовые потоки? Может быть тут что-то другое имелось в виду?

2. Мне не понятна статья О.2.3.3 "Готовые изделия швейного производства". Если у вашей компании собственное швейное производство, то выплаты производятся за материалы, за труд, электроэнергию и т.д. Возможно, мой вопрос просто связан с тем, что я не знаю бизнес-процессов и схемы товарно-материальных и финансовых потоков вашей компании.

3. Не понятно что такое О.1.3.6 "Поступления от консалтинга (в т.ч. аутс. усл.)"?

4. Не понятно чем отличается статья О.2.10.3 "Консалтинговые услуги (в т.ч. аутс. усл)" от О.2.10.5 "Консультационные услуги"?

5. Что такое О.1.3.7 "Процент за пользование кредитами и займами +" и И.1.2 "Проценты полученные" и почему они отнесены к основной и инвестиционной деятельности соответственно?

6. О.1.3.5 "Поступления от учредителей" и О.2.15.14 "Выплаты учредителям" относятся не к основной, а к финансовой деятельности.

Приложение 5

В нем содержится форма плана-заявки для ЦФО.

Такую заявку очень сложно (если не сказать невозможно) качественно составить без полноценной системы бюджетирования, когда планируется все, а не только один аспект (деньги в бюджете движения денежных средств).

Мы на семинаре об этом много раз говорили.

Кстати, мы и примеры заявок рассматривали, в которых прорабатывались все аспекты, а не только деньги. См., например, слайды №№11-12 в третьей части семинара.

Приложение 6

В нем содержится форма бюджета для Бюджетной Единицы.

Еще раз повторюсь, что и этот документ качественно не составить по той же причине, что уже упоминалась в анализе Приложения 5, т.к. он будет консолидироваться из заявок подразделений, которые входят в соответствующую бюджетную единицу.

А если качество исходной информации находится на низком уровне, то и консолидированный результат будет таким же.

Возможно опять-таки по причине того, что я не проводил диагностику компании и не знаю бизнес-процессов мне не очень понятно, что такое вид деятельности и как можно по виду деятельности выделить остатки денежных средств.

На самом деле у меня есть сомнения и в отношении того как посчитать остатки денежных средств и по бюджетным единицам. Хотя если это отдельные компании, то конечно же можно.

Приложение 7

В нем содержится порядок формирования бюджета движения денежных средств в части планирования оплат заказов.

Я уже написал в сопроводительном письме, что это приложение мне сложнее всего оценить по той же самой причине (я не знаю компанию).

Только один момент.

П.2.1. А почему фактом занимается ВЭД? Возможно, этот мой вопрос связан с моим непониманием того, почему в таблице в четвертом разделе регламента написано, что за подготовку факта отвечает отдел ВЭД.

Вскоре после отправки результатов оценки проекта регламента БДДС, я получил такое письмо.

Здравствуйте, Александр!

Огромное спасибо Вам за то, что нашли время и просмотрели мой регламент, сделав свои комментарии и замечания к нему.

Да, я конечно понимаю, что регламент не охватывает все аспекты бюджетирования, но в сложившихся условиях в нашей компании пока анализ сформированных БДР и ББЛ не представляется возможным в силу того, что мы, составив БДР, не сможем даже сравнить план с фактом, поскольку управленческий учет у нас пока не поставлен. Но я конечно постараюсь учесть все Ваши рекомендации и замечания, и доработать регламент.

С уважением,
Руководитель экономического отдела

Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:

– состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;

– участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;

– обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;

– временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.

В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.

Личный опыт

По моему мнению, четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств. Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня.

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу — свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Личный опыт

В настоящее время на базе филиалов ОАО «РЖД» создаются дочерние и зависимые общества, которые пока не имеют опыта самостоятельной хозяйственной деятельности в рыночных условиях. С целью минимизации риска утраты активов при их передаче дочерним обществам в качестве временной меры на период их становления предполагается в ближайшее время перевести на казначейский принцип исполнения платежей дочерние и зависимые общества, стратегически важные для компании. Что касается системы казначейского контроля непосредственно в материнской компании ОАО «РЖД», то благодаря прямому подчинению казначейства топ-менеджменту компании мы исключили внеплановые платежи, приостановили финансирование расходных статей при невыполнении доходных, а также обеспечили точное соответствие движения денежных средств установленному плану и возможность построения достоверного отчета о движении денежных средств прямым методом.

Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором. Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:

– злоупотреблений, связанных с использованием фирм-однодневок или «искусственным» завышением цен. Соответственно, должны проводиться другие мероприятия, в частности проверка контрагентов службой безопасности компании при заключении договора;

– ошибок, допущенных в ходе заключения договора. Процесс подписания договора должен быть адекватен по степени защиты от «человеческого фактора» процессу подачи заявки на оплату;

– расходов, возникновение которых не связано с моментом оплаты. В этом случае в заявке на оплату указан свершившийся факт расхода (например, подписанный уполномоченным лицом акт сдачи-приемки работ), поэтому сотрудник, принимающий решение об оплате, уже не может предотвратить расход.

Регламент платежей

Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в «Порядке прохождения платежей в компании». Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в табличном или графическом виде (см. табл. 1).

Личный опыт

Андрей Кленин, финансовый директор сети универсамов «Патэрсон» (Москва)
Заявка проходит три уровня контроля. Руководитель ЦФО проверяет целесообразность и обоснованность данного расхода, сотрудник отдела планирования и бюджетирования — наличие лимитов в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде, а сотрудник бухгалтерии — правильность оформления документов на оплату и отсутствие задолженностей по расчетам и представлению документов по данному контрагенту и сотруднику. На все проверки по внеочередным заявкам отводится два часа, по очередным — до двух рабочих дней. После этого заявка в зависимости от суммы и кодировки бюджета попадает к руководителю казначейства, финансовому или генеральному директору которые принимают решение об оплате. Затем заявка направляется в казначейство, которое в зависимости от времени поступления и очередности оплачивает ее в тот же день либо на следующий.

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
В нашей компании разработан следующий график прохождения платежей. Все счета на оплату и хозяйственные договоры попадают в бухгалтерию, где проводится подготовительная «черновая» работа по проверке платежных реквизитов, сроков оплаты и др. После этого данные заносятся в реестр платежей, который направляется в казначейство, где платежи проверяются на соответствие утвержденному бюджету. При отсутствии денежных средств, достаточных для удовлетворения всех поступивших заявок, казначейство готовит предложения по перераспределению денег либо отменяет тот или иной платеж. Итоговый вариант реестра вместе с предложениями казначейства и платежными документами передается финансовому директору, который и принимает окончательное решение по оплате счетов.

Таблица 1. График прохождения платежей

Операция	Комментарий	Рабочие (банковские) дни
		1	2	3	4	5
Формирование инициатором платежа заявки в электронной платежной системе. Акцепт заявки руководителем ЦФО	Акцептованная руководителем ЦФО заявка автоматически поступает финансовому менеджеру	До 16 часов
Акцепт заявки финансовым менеджером		До 18 часов
Акцепт заявки финансовым директором (для заявок, требующих акцепта финансовым директором)			До 10 часов
Акцепт заявки генеральным директором (для заявок, требующих акцепта генеральным директором)			До 11 часов
Регистрация финансовым менеджером состояния заявок в электронной платежной системе			До 12 часов
Выдача по заявкам наличных денежных средств	Заявка, по которой денежные средства не были получены в течение трех дней, аннулируется		С 11 часов	В течение дня	В течение дня
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом «1»	В случае целесообразности и наличия свободных денежных средств заявка может быть оплачена в более ранние сроки			До 14 часов
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом «2»						До 14 часов
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом «3»	Дата оплаты определяется финансовым директором					До 14 часов
Гарантированный срок выполнения операции.

Необходимо отметить, что хорошо проработанный регламент должен предотвращать сбои в управлении платежной системой, быть прозрачным и однозначно трактовать действия того или иного сотрудника. Однако это не всегда можно проверить, пока регламент не запущен в работу. Поэтому нормальной является практика, когда регламент корректируется в процессе использования и заново утверждается вместе с изменениями.

Личный опыт

Бизнес-процессы оперативного управления денежными потоками и формирования платежных документов в компании определены в Регламенте осуществления платежей. Этот документ описывает все этапы движения денежных средств — от инициации платежа бюджетодержателем до отправки платежных документов в банк. Инициатором платежа является структурное подразделение, в рамках бюджета расходов которого заключен соответствующий договор. На базе утвержденных финансовым директором бюджетов структурных подразделений на текущий год формируется ежемесячный план финансирования их расходов, что является основой для составления платежного календаря. Каждая заявка к оплате акцептуется руководителями структурных подразделений и утверждается «распорядителями кредитов» в соответствии с лимитами, установленными в их доверенностях. Функции составления и контроля исполнения платежного календаря и бюджета движения денежных средств возложены на департамент казначейских операций. Платежный календарь, составляемый одновременно с уточнением БДДС на каждый месяц, позволяет заранее выявить вероятную нехватку (либо избыток) денежных средств.

Михаил Булушев, финансовый директор ГК «Автомир» (Москва)
В нашей компании существует несколько регламентных документов, детально определяющих полномочия руководителей по инициированию платежей и процедуру визирования заявок на оплату. По всем платежам в зависимости от суммы ответственность закреплена либо за начальником дирекции, к которой относится ЦФО, либо за нижестоящим менеджером. Виза генерального директора нужна для некоторых видов платежей и только в случае превышения установленных при ежемесячном планировании ограничений. За выполнением регламентов следит финансовая дирекция. Платежный календарь составляется на календарный месяц по дням и еженедельно уточняется на ближайшую неделю.

Инициаторами платежей являются менеджеры служб предприятия, ведущие договоры. Они составляют поручение на платеж (утвержденной формы), которое акцептуется руководителем данного ЦФО, проверяется ответственным исполнителем казначейства, подписывается главным бухгалтером и руководителем казначейства и окончательно согласовывается с распорядителем кредитов (обычно финансовым директором, в особых случаях — генеральным). У нас это достаточно простая процедура, которая подробно прописана в специальном регламенте, утвержденном генеральным директором.

Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании

Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:

• приоритет первой очереди — платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;
• приоритет второй очереди — платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);
• приоритет третьей очереди — платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом.

Приоритет платежей

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разрывов, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом — при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов и др. оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90% (см. «Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании»).

По мнению Антона Ходарева, финансового директора компании «Сапсан», в условиях нехватки денежных средств в первую очередь должны осуществляться выплаты по тем обязательствам, нарушение которых приведет к наибольшим финансовым потерям (выраженным в пенях и штрафах, простоях производства и др.).

Личный опыт

Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО «Аэрофлот»
Приоритетность платежей в нашей компании определяется сроками оплаты счетов и договоров, учитываемыми при составлении платежного календаря, который и устанавливает внутреннюю очередность платежей. Статьи расходов, позволяющие при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при временном недостатке средств

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Очередность платежей в нашей компании определяется согласно текущему исполнению месячного бюджета движения денежных средств, в котором выплаты привязаны к соответствующим поступлениям. При этом учитываются условия расчетов по договорам и требования законодательства относительно крайних сроков уплаты налогов (например НДС).

Кроме того, высшее руководство обладает полномочиями по изменению очередности платежей.

Например, финансовый руководитель может поставить в «первую» очередь платеж, однако должен обязательно определить, за счет каких источников (в том числе дополнительных) он будет осуществлен или взамен какого платежа он может быть произведен без ущерба для финансовой устойчивости предприятия.

Формирование платежного календаря

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 2).

При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.

Таблица 2. Пример платежного календаря, тыс. у.е.

Статья	Дата/план-факт								Итого за месяц	Прогноз отклонений от бюджета
	1 июня	2 июня	4 июня	5 июня	6 июня	9 июня	…	30 июня
	факт	факт	факт	план	план	план	…	план
Текущая деятельность
Поступления от клиентов	120	100	90	100	100	100		100	918	-82
Прочие поступления	28								78	-2
Итого поступления	148	100	90	100	100	100		100	996	-84
Оплата основным поставщикам			-50		-90	-100		-150	-500	-50
Заработная плата	-98								-98	2
Премии									-30	0
НДС									-40	0
Налог на прибыль									-20	0
Расходы на рекламу				-10				-5	-15	0
Аренда								-20	-20	-20
Хозрасходы		-9				-10		-10	-29	1
…
Итого выбытия	-98	-9	-50	-10	-90	-110	…	-185	-752	-67
Сальдо по текущей деятельности	50	91	40	90	10	-10	…	-85	304	-246
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
Сальдо на конец периода	6	2	2	2	22	22		22	22	12

Таблица 3. Пример распределения платежей, тыс. у.е.

Статья	Способ распределения	Итого за месяц	Неделя/кол-во рабочих дней
			1/5	2/4	3/5	4/6
Поступления от клиента	Пропорционально количеству рабочих дней	1000	250	200	250	300
Налоги с ФОТ	2-я неделя; до 15-го календарного дня месяца	-6		-6
НДС	3-я неделя; до 20-го календарного дня месяца	-30			-30
Аренда офиса	4-я неделя; до конца месяца	-8				-8
Реклама, оплата за выставку	2-я неделя; до 10-го календарного дня месяца	-10		-10
Реклама, оплата буклетов	4-я неделя (в соответствии с договором)	-4				-4
Оплата основным поставщикам	В соответствии с графиком закупок и договором (50% — предоплата за 2 недели до поставки, 50% — в течение трех дней с даты поставки)	-800	-200	-150	-200	-250
Хозяйственные расходы	Еженедельно равными долями	-2	-0,5	-0,5	-0,5	-0,5
Заработная плата	1-я неделя; 2-й рабочий день месяца	-20	-20
Непредвиденные расходы	Еженедельно равными долями	-2	-0,5	-0,5	-0,5	-0,5

Платежный календарь составляется на основании заявок на оплату, поданных и утвержденных в соответствии с регламентом прохождения платежей в компании. Все заявки регистрируются в реестре, в котором отражается необходимая информация о ходе согласования и оплате каждой из них (см. табл. 4).

Реестр может содержать и другую аналитическую информацию, необходимую для оперативного управления платежами, например название центра финансовой ответственности, к которому относится заявленный платеж, валюту платежа и соответствующий курс к валюте бюджетирования, название юридического лица, от имени которого будет осуществляться платеж, доступный лимит по статье платежа.

Личный опыт

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
Основным документом, определяющим величину и структуру платежей в текущем периоде, является платежный баланс предприятия. Он формируется на каждый календарный месяц плановым отделом на основании представленных соответствующими службами данных о планируемых объемах и условиях продаж продукции, закупок сырья и материалов, об объемах основного и вспомогательного производств, о фонде оплаты труда, начислении налогов и т.д. Платежный баланс предусматривает как суммы первоочередных платежей, так и выплат, относящихся ко второй очереди

Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО «Российские железные дороги»
В ОАО «РЖД» бюджет движения денежных средств (БДДС) представляет собой детализированный план, который строится в разрезе функциональных статей.
БДДС состоит из доходной и расходной частей, причем возможность финансирования ключевых расходных статей увязана с выполнением плана взыскания денежных средств по доходным статьям. Плановый БДДС формируется департаментом корпоративных финансов и доводится до филиалов компании до начала планируемого периода (квартал с разбивкой по месяцам). Контролирует исполнение БДДС департамент «Казначейство», к региональным представительствам которого «привязан» каждый филиал компании. За счет прямого подчинения аппарату управления ОАО «РЖД» этот контрольный орган не зависит от руководства региональных филиалов, что практически полностью исключает влияние «человеческого фактора». Департамент «Казначейство» контролирует исполнение БДДС и выявляет причины отклонений, а также предварительно анализирует каждую заявку на платеж на предмет соответствия бюджетам. Кроме того, между ОАО «РЖД» и банками, обслуживающими счета компании, заключены договоры банковского счета, предусматривающие невозможность приемки банком платежного поручения подразделения ОАО «РЖД» без его предварительного акцепта региональным казначеем.

Автоматизация бизнес-процессов финансового управления

Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;
• реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;
• разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.

До сих пор достаточно много предприятий используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства «1С».

Личный опыт

Денис Яклаков, начальник управления финансового планирования и контроля ЗАО «ТД «Перекресток» (Москва)
Используемая в нашей компании автоматизированная система бюджетного учета, в которой реализована функция управления расходами, позволяет решить сразу две основные задачи. С одной стороны, проводится автоматический контроль заявок на соответствие бюджетным лимитам, с другой — утвержденные заявки формируют фактические данные об исполнении бюджета и операционного плана компании

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятиях, где я работал, для этих целей использовался в основном Excel. Замечу, что само по себе это не мешало системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность при оборотах порядка 200–250 млн руб. в месяц. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Автоматизация процесса управления денежными средствами существенно повышает скорость и качество принятия управленческих решений. У нас данный процесс реализован в программе Excel и, надо отметить, что проблем с использованием не возникает. Форматы и регламент заполнения таблиц создавались постепенно исходя из потребностей заинтересованных пользователей. В настоящее время параллельно с использованием Excel разрабатывается система управления денежными потоками на базе «1С:Предприятие», в которой мы стараемся учесть все наработки по управлению денежными средствами с помощью электронных таблиц.

Андрей Кленин, финансовый директор компании «Патэрсон» (Москва)
В нашей компании используется программное обеспечение на базе электронной почты, позволяющее участникам процесса работать в нем независимо от своего местоположения. Это очень удобно, если взаимодействуешь с 14 филиалами в трех часовых поясах. При этом, если человек уходит в отпуск, достаточно переадресовать его почту на заместителя, чтобы тот смог исполнять временно возложенные на него функции в платежной системе.

Таблица 4. Реестр заявок на 6 июня 2006 года

№	Оплатить до	Исполнение	Назначение платежа	Тип оплаты	Статья БДДС	Сумма, руб.	Согласование
							Руководитель ЦФО	ФМ	ФД	ГД
1201	1 июня	Оплачено	Оплата поставщику ООО «Нилит»	Б/нал.	Оплата основным поставщикам	20 000	+	+	+	0
1202	1 июня	Оплачено	Оплата поставщику ЗАО «ЭМИ»	Б/нал.	Оплата основным поставщикам	10 000	+	+	+	0
1203	1 июня	Оплачено		Б/нал.	Оплата основным поставщикам	10 000	+	+	+	0
1204	2 июня	Оплачено	Заработная плата за январь	Нал.	Заработная плата	98 000	+	+	0	0
1205	6 июня	К оплате	Покупка канцтоваров	Нал.	Хозяйственные расходы	9400	+	+	0	0
1206	6 июня	К оплате	Оплата поставщику ЗАО «Авангард»	Б/нал.	Оплата основным поставщикам	50 000	+	+	+	0
1207	7 июня	К оплате	Оплата за упаковочную линию	Б/нал.	Производственное оборудование	10 000	+	+	+	+
1208	8 июня	К оплате	Оплата поставщику ЗАО «ЭМИ»	Б/нал.	Оплата основным поставщикам	50 000	+	+	-	0
Условные обозначения: Б/нал. — безналичный расчет; Нал. — наличный расчет; ФМ — финансовый менеджер; ФД — финансовый директор; ГД — генеральный директор; «+» — заявка согласована; «-» — заявка не согласована; «0» — согласование не требуется.

Внедрение системы управления денежными потоками

В заключение хочется подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное — их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.

Практика показывает, что если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.

Личный опыт

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В нашей компании, конечно, возникали небольшие трудности с персоналом при внедрении системы управления денежными потоками. Вызваны они были в основном изменениями в порядке принятия решений. Если в процессе разработки регламентов советоваться с сотрудниками независимо от должности о том, как сделать лучше, то сопротивления, скорее всего, не будет. А для преодоления сознательного сопротивления, особенно вызванного корыстными интересами, у финансового директора должно хватать «административного ресурса».

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
При внедрении системы управления денежными потоками в первое время возникали конфликты с линейными службами, которым было достаточно трудно оценить ее пользу. Заручившись поддержкой руководства, финансовая служба проводила постоянную разъяснительную работу с коллегами, благодаря чему ситуацию удалось изменить. Уже через пару месяцев даже ярые противники признали, что после запуска системы прогнозируемость и скорость оплаты заявок возросли, что положительно сказалось на взаимоотношениях с контрагентами.

Автоматизация управления платежами в холдинге

Виктор Шапкин, начальник отдела управленческой отчетности и ПЭО L’Etoile, Sephora ООО «Алькор и Ко», канд. экон. наук (Москва)

Нужно отметить, что управление денежными потоками будет результативным, если внутренние регламенты соблюдают все сотрудники. Если в компании сохранится ситуация, когда, например, генеральный директор или собственник может расходовать денежные средства в обход внутренних положений (например, на представительские расходы либо в качестве изъятия капитала из компании), то финансовый директор не сможет выполнять обязательства по обеспечению своевременности оплаты по заявкам, поданным в соответствии с регламентами. И наоборот, правильно организованные бизнес-процессы прохождения платежей позволяют финансовому директору гарантировать, что все заявленные платежи будут произведены в установленные сроки.

Для компании, имеющей несколько региональных филиалов, можно реализовать следующую модель бизнес-процессов управления денежными потоками. Инициатор платежа готовит бумажную заявку, в которой указывает параметры платежа: контрагент, срок, номер счета, статья бюджетного классификатора и т.д.

Заявка, подписанная владельцем бюджета, передается в финансовый департамент и вводится в учетную систему в качестве документа «Заявка на платеж». В филиалах компании заявка вводится сотрудником финансового департамента и автоматически передается в Москву.

Учетная система, в которой ведется управление денежными потоками, интегрирована с системой учета товарно-материальных ценностей, что позволяет автоматически формировать заявки на оплату товаров и материалов по данным счетов-фактур.

Все введенные заявки получают статус «Новая», который позволяет рассматривать их, но не дает возможности совершить платеж. Заявка имеет плановую дату оплаты. Далее она должна пройти два этапа: бюджетный контроль и постановку на оплату.

На первом этапе сотрудник, ответственный за бюджетный контроль, проверяет соответствие заявки лимиту, установленному в бюджете. Если заявка не проходит бюджетный контроль, то она приобретает статус «Недостаточно лимита» и требует дополнительного согласования и определения источников финансирования.

Следующий этап — рассмотрение заявки казначейством и постановка ее в график платежей. Для этого ей присваивается статус «К оплате». Это можно сделать как вручную, так и автоматически. Сотрудник казначейства может отклонить заявку либо приостановить ее, присвоив ей соответствующий статус, если у него возникают сомнения в правильности платежа. На основании заявок, которым присвоен статус «К оплате», строится график платежей на ближайшую неделю и утверждается финансовым директором. При рассмотрении графика платежей могут быть выявлены кассовые разрывы. В этой ситуации ответственный сотрудник принимает решение о возможности переноса отдельных заявок на другую дату. Платежи осуществляются через систему «банк-клиент» и только на основании заявки со статусом «К оплате». В филиалах, где нет возможности организовать автоматическую выгрузку платежных поручений в систему «банк-клиент», контроль исполнения заявки осуществляется на уровне разнесения выписки: все заявки поступают в систему, в которой ведется бухгалтерский учет, и при разнесении выписки платежи должны быть сопоставлены с заявками, по которым осуществлялся платеж. Если платеж не сопоставлен или совершен без заявки, то невозможно будет провести выписку в бухгалтерской учетной системе. Разнесенная выписка автоматически выгружается в Москву на следующий день после осуществления платежа. Казначейство, используя эту информацию, может проанализировать все произведенные компанией оплаты. Владельцы бюджета имеют доступ к заявкам в рамках своего ЦФО и могут оперативно отслеживать изменение статуса своей заявки.

1 В настоящее время в данной компании не работает. — Примеч. редакции.

Образец положения о бюджете движения платежных средств

ПОЛОЖЕНИЕ
о Бюджете движения платежных средств

Основные принципы формирования бюджета

Бюджет движения платежных средств — количественный план финансово-хозяйственной деятельности предприятия — связанный набор стоимостных показателей, показывающих планируемую величину поступлений и платежей, которые могут быть понесены в течение планового периода. Под платежными средствами, учитываемыми в бюджете, понимаются:
— Денежные средства (наличные, безналичные, финансовые активы, векселя и т.п.)
— Неденежные средства, которыми осуществляется расчет с поставщиками (бартер).

Разработка и использование бюджета движения платежных средств (далее — БДПС) обеспечивает решение следующих задач управления:

Распределение ответственности внутри организации за своевременность и полноту поступления платежных средств.
Распределение полномочий внутри организации по распоряжению платежными средствами.
Обеспечение соответствия поступлений денежных средств платежам, которые необходимо осуществить.
Под соответствием поступлений и платежей понимается, что сальдо движения денежных средств (остаток на начало периода плюс сумма поступлений минус платежи) не может быть отрицательным.

БДПС разрабатывается на календарный месяц. Для целей бюджетирования все виды поступлений и платежей классифицируются по бюджетным статьям. Общий перечень бюджетных статей называется бюджетным классификатором.

БДПС формируется и обосновывается специально назначенными ответственными лицами в форме смет. Ответственный за смету отвечает за расчет суммы поступлений и/или потребности в платежных средствах в рамках подчиненных ему служб.

Проект БДПС составляется начальником финансово-экономической службы ежемесячно на основе заявок ответственных за сметы. Для внесения в проект ответственные за смету представляют начальнику ФЭС заявку и краткое обоснование запрашиваемых объемов финансирования. Окончательный вариант БДПС утверждается генеральным директором.

После утверждения БДПС оплата (отгрузка ТМЦ) свыше утвержденного плана может быть разрешена только по указанию генерального директора. Контроль за настоящим положением обеспечивает финансовый отдел. В случае возможности перерасхода по бюджетной статье финансовый отдел должен незамедлительно информировать начальника ФЭС.

В случае невыполнения плана поступлений расходная часть БДПС может быть секвестирована (уменьшена) генеральным директором. Обязанностью ответственных за смету является соответствующий пересмотр планов деятельности подчиненных им служб.

Порядок оформления документов на оплату

После утверждения расходной части бюджета платежи осуществляются в пределах лимитов, предусмотренных по каждой статье. Контроль соблюдения лимитов и правильности оформления документов осуществляет финансово-экономическая служба.

Оплата производится на основании документов

Для оплаты товаров (работ, услуг) — счет
Для платежей, по которым счет не выставляется (налоги, зарплата и т.п.) — служебная записка. Формат служебной записки согласовывается с начальником ФЭС.
В части оформления документов на оплату действует следующий порядок, контроль за процедурой несет канцелярия, за правильность оформления начальник ФЭС.

ЕЖЕДНЕВНО, НЕ ПОЗДНЕЕ 10:00 документы на оплату, которые необходимо завизировать в течение дня, передаются в канцелярию. При этом документы (счета, счета-фактуры), планируемые к оплате должны иметь визу лица, ответственного за приобретение данного товара/услуги и/или руководителя подразделения, ответственного за статью бюджета, по которой данный документ планируется оплатить. На документе в обязательном порядке указывается номер договора, в рамках которого выписан указанный счет и дата его заключения. В том случае если договор не был заключен, то делается отметка «БД». Как правило без договоров могут приобретаться отдельные материалы и услуги, потребление которых носит эпизодический характер, а так же материалы и услуги, приобретаемые работниками предприятия, находящимися в командировке — в пределах выданных им подотчётных сумм. При необходимости исполнителем на документе указывается дата, не позднее которой желательна оплата.

Документы, поступившие в канцелярию после 10:00 готовятся для визирования на следующий день.

НЕ ПОЗДНЕЕ 10:30 сформированный пакет документов канцелярия передает на подпись начальнику ФЭС (при этом количество переданных документов фиксируется общим отделом в журнале регистрации). Начальник ФЭС проверяет правильность указания бюджетной статьи, проверяет соответствие суммы запланированным на текущий месяц лимитам и визирует документ.

НЕ ПОЗДНЕЕ 13:00 пакет документов канцелярия передает главному бухгалтеру (при этом количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации). Главный бухгалтер проверяет правильность оформления документов, наличие/отсутствие дебиторской задолженности или каких-либо других претензий к данным контрагентам. В случае если с данным контрагентом не заключен договор и главный бухгалтер не возражает против оплаты данного документа без заключения договора, на документе делается соответствующая отметка. Главный бухгалтер визирует документы и передает их в канцелярию для дальнейшего оформления либо возврата ответственному лицу (в случае наличия претензий главного бухгалтера).

НЕ ПОЗДНЕЕ 14:00 пакет документов передается первому заместителю генерального директора (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации). Первый заместитель генерального директора проверяет правильность оформления документов, проверяет правильность указания исполнителем бюджетной статьи, осуществляет контроль целесообразности оплаты.

НЕ ПОЗДНЕЕ 15:00 документы, передаются в юридический отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации), где на каждом документе ставится штамп с указанием номера договора и даты его заключения. В случае наличия визы главного бухгалтера о согласии на оплату товара/услуги без заключения договора оригинал документа остается в юридическом отделе, на копию документа ставится штамп юридического отдела «БД». После этого документы возвращаются в канцелярию.

НЕ ПОЗДНЕЕ 16:45 канцелярия, проверив наличие всех необходимых виз и штампов, передает документы на подпись генеральному директору.

НЕ ПОЗДНЕЕ 8:30 следующего дня канцелярия передает не подписанные генеральным директором документы первому заместителю генерального директора, подписанные генеральным директором документы передает в финансовый отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации).

Финансовый отдел принимает к оплате подписанный документ в пределах суммы утвержденного бюджета. В случае если сумма оплаты по оформленным документам больше утвержденного лимита по данной статье на текущий месяц, документ включается в бюджет следующего периода, при этом, если нет иной информации объем бюджета следующего месяца принимается равным бюджету текущего периода.

Оформленные документы на оплату хранятся в финансовом отделе. Финансовый отдел, по запросу ответственного лица предоставляет реестр документов, включенных в финансовую картотеку, а также, при необходимости, копии самого документа. Ответственное лицо в пределах суммы утвержденного бюджета может осуществлять переброску документов с текущего периода на последующие и наоборот. Документы, исключенные из реестра, уничтожаются финансовым отделом.

В отношении расчетов с энергоснабжающими организациями, бюджетом и внебюджетными фондами, персоналом, выдачей подотчетных сумм действует аналогичный порядок, только отметки делаются на служебной записке.

Настоящий порядок не распространяется на документы, требующие срочной оплаты, то есть те документы, от оплаты которых зависит предотвращение аварийных ситуаций либо остановки производства. В этом случае ответственное лицо ставит на документе пометку «Срочно», визирует его у всех вышеперечисленных лиц и передает на оплату в финансовый отдел лично.

Финансовым отделом не должны приниматься к оплате документы, оформленные с нарушением настоящего порядка.

Процедура платежей

Ежедневно начальник ФЭС анализирует реестр документов, оформленных на оплату, и формирует плановую заявку на финансирование. Не позднее 10.30 плановая заявка предоставляется первому заместителю генерального директора, который визирует план и передает на утверждение генеральному директору. Утвержденный генеральным директором план платежей передается в финансовый отдел. В случае если по отдельной смете (статье) утверждена к оплате сумма, без разбивки по конкретным счетам (служебным запискам), финансовый отдел согласовывает с ответственным за смету/статью конкретные документы, которые будут оплачены.

В течение дня указание об оплате в изменение утвержденного плана могут давать генеральный директор (его первый заместитель).

Экономист финансового отдела: оформляет платёжные поручения и перечисляет денежные средства по документам, оплата которых предусмотрена в безналичной форме, документы с наличной формой оплаты передаются для исполнения в кассу предприятия.

Экономист финансового отдела после передачи в банк платёжных поручений (в кассу предприятия) заносит все проведённые суммы в соответствующие статьи бюджета. В этот же день ответственным за сметы передаются отчёты об исполнении смет на текущую дату.

Генеральному директору отчет об исполнении бюджета за предыдущую дату передается не позднее 11.00.

Особенности выплаты заработной платы и прочих наличных средств

Заработная плата выплачивается в следующем порядке:
а) при оплате первой части заработной платы (из расчёта по 500 рублей на работника):

в первый день осуществляются выплаты работникам основных подразделений предприятия;
во второй день — работникам вспомогательных подразделений;
в третий — работникам заводоуправления;
б) при окончательном расчёте по выплате текущей заработной платы:
— в первый и второй день осуществляются расчеты с работниками основных подразделений предприятия;
— в третий и четвертый день — работникам вспомогательных подразделений;
— в пятый день — работникам заводоуправления.

в) при оплате выплат, носящих разовый и нерегулярный характер — как в наличной, так и в безналичной форме (отпускные, больничные, командировочные, алименты, выплаты по увечью, иные выплаты предусмотренные действующим законодательством и Коллективным договором) в течении дня в Расчётном бюро бухгалтерии собираются первичные документы (отпускные записки, больничные листки, заявления и проч.), на основании которых формируются два документа: платёжная ведомость (расходный кассовый ордер, ведомость на пополнение карт.счетов) и готовится служебная записка, в которой фиксируется вид оплат и сумма по каждому виду оплат, и которая передаётся в день оплаты в финансовый отдел для включения в «Заявку на финансирование» не позднее 9.00.

Наличные выплаты из кассы предприятия производятся

на командировочные нужды — на основании приказа Генерального директора о направлении работника в командировку;
в подотчёт для приобретения материалов;
иные разовые выплаты — на основании заявлений получателей (или иных документов) имеющих разрешительную визу генерального директора или лиц на то им уполномоченных.

Особенности контроля за расчетами, осуществляемыми в неденежной форме

В связи с тем, что часть расчетов осуществляются в неденежной форме, эти расчеты также подлежат учету при выполнении бюджета. Для этого в расходной части бюджета в случае отгрузки ТМЦ предприятия в счет выполнения обязательств, данная отгрузка отражается в бюджете как произведенная оплата, при этом ФЭС обеспечивает контроль, чтобы сумма платежей денежными средствами и отгрузок не превышала установленный лимит.

Управление денежными средствами предприятия - это ежедневный мониторинг и контроль денежных средств с целью сбалансированности притока и оттока финансовых средств.

Управление денежными средствами организации является залогом стабильной платежеспособности. При отсутствии планирования и своевременного контроля за платежами, организация неизбежно сталкиваются со следующими проблемами:

• задержками зарплаты;
• увеличением дебиторской задолженности;
• дефицитом денежных средств (кассовые разрывы);
• дефицитом собственного оборотного капитала;
• трудностями привлечения займов и кредитов.

Для оптимизации денежных потоков предприятия нужно создать рычаги управления: прогнозировать и планировать движение денежных средств, осуществлять контроль на этапе оперативного планирования, управлять временно свободными денежными средствами, осуществлять контроль и анализ фактических денежных потоков.

Прогнозирование и планирование движения денежных средств

Управление денежными средствами предприятия включает в себя прогнозирование и планирование движения денежных средств на предприятии. Спрогнозировать необходимую массу денежного потока на предстоящий период позволяет формирование бюджета движения денежных средств в разрезе текущей, финансовой и инвестиционной деятельности.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) - это бюджет (план) движения безналичных денежных средств на расчетных счетах и наличных денежных средств в кассе (кассах) предприятия или его структурных подразделений, центров финансовой ответственности (ЦФО), который включает все прогнозируемые поступления и выплаты денежных средств в результате деятельности компании. БДДС составляется на определенный период, например, квартал, месяц, неделю, декаду и т.д.

БДДС используют для того, чтобы обеспечить постоянное наличие денежных средств, которые затем направляются на погашение различных обязательств компании. Кроме того, БДДС помогает эффективно использовать избыток этих средств, когда поступления значительно превышают выплаты в определенном периоде. Таким образом, при составлении БДДС можно избежать "кассовых разрывов", ситуаций с недостатком денежных средств для текущих выплат. Для компенсации «кассового разрыва» финансовый менеджер может запланировать, например, банковский кредит, выпуск облигаций или поступление денежных средств от других операций.

Временно свободные денежные средства могут направляться, например, на банковский депозитный счет и т.д.

Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования.

Сбалансированный денежный поток по всем видам деятельности является показателем эффективного планирования денежных средств.

Пример формирования БДДС в WA:Финансист

Возможности «WA:Финансист» в части формирования Бюджета движения денежных средств и контроля платежей на его основании.

БДДС формируется в «WA:Финансист» согласно общей схеме формирования бюджетов, с использованием объекта «Бюджет»:

После утверждения «Бюджета», содержащего статьи оборотов с признаком принадлежности к БДДС, его данные признаются системой автоматически как лимиты платежей для заявок на оплату:

Отражение в форме списка заявок на платеж статуса соответствия БДДС:

Система может автоматически определять, соответствует ли заявка на платеж лимитам БДДС, но принятие решения, что дальше должно происходить с такой заявкой – полностью управленческое. При этом «Финансист» позволяет реализовать разные варианты такого решения:

• Запретить платеж, превышающий лимиты (например, до их корректировки);
• Разрешить платеж с сигнализацией о превышении;
• Отправить платеж по отдельному маршруту согласования – лицам, имеющим право принятия решения о сверхбюджетном платеже:

Контроль на этапе оперативного планирования

Контроль исполнения БДДС осуществляется как на этапе заключения договоров, так и в процессе акцепта заявок на расход, путем предотвращения перерасхода денежных средств, который находится вне рамок утвержденных бюджетов. Контроль синхронности потоков денежных средств осуществляется путем ежедневного формирования платежного календаря. Производится оптимизация денежных потоков предприятия и учет движения денежных средств на предприятии в разрезе расчетных счетов и касс. Балансировка платежного календаря осуществляется путем ранжирования платежей по их приоритетности.

Рисунок 1. Платежный календарь на примере программного продукта «WA: Финансист».

Управление временно свободными денежными средствами

Управление временно свободными денежными средствами заключается в возможности рационального использования свободных денежных средств и инвестирования денежных средств, с целью получения дополнительных источников дохода.

Временно свободные денежные средства могут возникать в компаниях, бизнес которых подвержен сезонности, либо в компаниях, которые стремятся создать определенный резерв для будущих инвестиционных сложений.

Финансовый менеджер может использовать временно свободные средства для получения дополнительного дохода, например, использовать размещение на банковском депозите, вложение в векселя или ценные бумаги. При этом, необходимо учитывать доходность финансового инструмента, уровень риска и ликвидности.

Главной проблемой в процессе управления временно свободными средствами является возможность быстрого извлечения денег из финансового инструмента и вложения их в основную деятельность компании. Наиболее подходящим финансовым инструментом в данном случае может являться банковский депозит. При этом нужно учитывать, что доходность банковского депозита будет наименьшая.

В случае, если у компании появляются более «длинные» свободные средства (на срок до нескольких месяцев), можно использовать вложения в векселя. Необходимо оценить рынок и приобрести векселя наиболее доходных и надежных эмитентов. Часто таким эмитентом может служить обслуживающий банк.

Контроль и анализ

Заключается в регулярном анализе движения денежных средств, выявлении отклонений посредством план-фактного анализа исполнения бюджета движения денежных средств, анализ и работа с дебиторской задолженностью.

Управление денежными средствами на предприятии обеспечивает синхронность платежей на этапе прогнозирования потоков денежных масс и способствует своевременному их перераспределению с целью предотвращения нехватки финансовых ресурсов.

Контроль и анализ денежных потоков удобно осуществлять на базе специализированного финансового продукта, например, «WA: Финансист». Большое количество различных отчетов позволяет проанализировать денежные потоки в различных разрезах. Отчеты системы, построенные на механизмах компоновки данных, дают пользователю возможность самостоятельно настраивать внешний вид отчета, его отборы и группировки. Настройки отчета можно сохранить в виде варианта отчета и использовать совместно с другими пользователями.

Таким образом, эффективность управления денежными средствами организации является залогом успешного функционирования компании, формируя финансовую устойчивость и предотвращая банкротство.

Чтобы избежать кассовых разрывов из-за отсутствия контроля над текущими платежами, руководство компании RALF RINGER разработало положение, четко регламентирующее внутренний документооборот заявок на платеж. В результате на согласование платежа уходит не более трех дней, а отклонения запланированных платежей от фактических минимальны.

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов в компании RALF RINGER разработано и внедрено в 2009 году. Его главной задачей было обеспечить соответствие фактических выплат платежам, заложенным в бюджете движения денежных средств . По мнению Алексея Пурусова, финансового директора компании, этот документ не только решил проблемы строгого исполнения бюджета, но и свел к минимуму риск проведения несанкционированных оплат, а также любых злоупотреблений со стороны сотрудников компании.

В положении, используемом компанией, подробно описываются все этапы согласования и осуществления выплат - начиная с заполнения заявки сотрудником подразделения и заканчивая отправкой платежных поручений в банк. Кроме того, в документе указаны сроки и последовательность согласования заявок, а также время, которое отводится для выполнения тех или иных операций, связанных с управлением исходящими денежными потоками . Каждая заявка на платеж проходит как минимум четыре уровня контроля.

Благодаря жесткому контролю времени по каждому из этапов, на согласование платежа уходит не более трех дней. А для экстренных случаев предусмотрена сокращенная процедура визирования заявки и оплаты.

Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов денежными средствами (извлечение)
комментирует Алексей Пурусов, финансовый директор RALF RINGER

I. Общие положения

1.1.Инструкция разработана в целях стандартизации деятельности по обеспечению плановости в вопросах финансовой деятельности. Данная инструкция определяет порядок оформления ожидаемого платежа и основные требования к инициатору платежа по подаче заявки на своевременный платеж.

1.2.Своевременность реализации каждой заявки в первую очередь зависит от подачи надлежаще оформленной заявки на платеж в установленные сроки.

1.3.Срок подачи инициатором платежа заявки - три дня до ожидаемого срока платежа.

1.4.Заявка на платеж дает право на проведение расчетов, оплат, расходования денежных средств компании.

1.5.Запрещается выдача, получение, проведение расчетов с внешними контрагентами, а также внутрифирменное движение денежных средств без надлежаще оформленной заявки на платеж.

1.6.Оплата производится при наличии надлежаще заполненной и согласованной заявки. Надлежаще оформленной считается заявка, заполненная в соответствии с инструкцией и с наличием переданных документов для проведения оплат (счет, акт выполненных работ, копия договора при необходимости и т. п.).

1.7. Ответственным лицом от департамента за инициирование платежа по статьям бюджета движения денежных средств может быть должностное лицо, обозначенное в списке руководителей ЦФО.

2. Правила оформления заявки на платеж

2.1. В каждой заявке на платеж специалист, инициирующий платеж (денежных средств), обязан последовательно указать в графах заявки на платеж следующие данные:

2.1.2.В опции «Операция» выбрать соответствующую операцию:

«оплата поставщику» - расчеты за ТМЦ, работы, услуги;

«прочие расчеты с контрагентами» - расчеты за таможню, штрафы, СЭС, пошлины, пени и т. п.;

«возврат денежных средств покупателю»;

«выдача денежных средств подотчетнику»;

«перечисление налогов» - расчеты с госорганами по налогам, штрафам ИФМС, пени по просрочке налогов, пособия по уходу за ребенком, отчисления от ФОТ;

Если заявка будет подана позже, велика вероятность того, что выплаты в требуемый срок не будут осуществлены. Это жесткое правило дисциплинирует сотрудников и избавляет от привычки все делать в последний момент.

Это не означает, что все заявки инициируются только руководителями ЦФО. Но руководители центров финансовой ответственности обязательно согласуют платежи, заявляемые сотрудниками ЦФО. В целом по компании 34 центра финансовой ответственности.

- «снятие наличных» - получение денежных средств из банка в кассу юридического лица;

«перечисление заработной платы на карты» - безналичные переводы сотрудникам ГК RALF RINGER (аванс, заработная плата) на карты или индивидуальные счета сотрудников;

«перечисление комиссии по картам» - оплата комиссии за перечисление на карты.

2.1.3. В опции «Расчеты с контрагентом»:

дата расхода (крайний Срок платежа) - указать срок ожидаемого осуществления платежа;

валюта платежа - выбрать валюту, в которой будет производиться расчет с контрагентом- Все расчеты на территории РФ проводятся в рублях;

контрагент - выбрать наименование получателя платежа;

договор - выбрать договор;

сумма необходимых средств - заполняется цифрами;

форма оплаты - выбрать наличные, безналичные;

статья движения денежных средств - выбрать в соответствии с утвержденными статьями бюджета;

организация (плательщик) - следует указать источник осуществления платежа, от которого будут осуществлены ожидаемые платежи, - наименование юридического лица;

центр финансовой ответственности ЦФО - наименование департамента или отдела держателя бюджета;

«ответственный» - проставляются автоматически;

комментарии (назначение платежа) - обосновать целесообразность предстоящих затрат. При безналичной оплате необходимо указать точную формулировку платежа, которая должна быть отражена в платежном поручении, с обязательным выделением НДС и указанием ставки. Если платеж не облагается НДС, необходимо указать «НДС не облагается».

3. Порядок согласования заявки на платеж

3.1. Специалист, инициирующий осуществление платежа, заверяет оформленную заявку своей подписью в графе «Ответственный», и затем она переходит на стадию согласования:

1-й уровень - согласование с руководителем ЦФО;

2-й уровень - согласование с руководителем департамента (отдела или направления);

3-й уровень - согласование с бюджетным контролером;

4-й уровень - согласование с контролером управления учета;

5-й уровень - согласование с бухгалтерией;

6-й уровень - согласование с финансовым контролером.

При указании сроков исполнения платежа инициатор заявки должен учитывать, что с момента ее получения до непосредственного перевода средств необходимо не менее трех рабочих дней.

У каждого ЦФО есть свои статьи в бюджете движения денежных средств. Ошибка в указании ЦФО, разумеется, еще не грозит перерасходом, а вот в том, что заявка попадет на согласование не к тому руководителю, можно быть уверенным. А тот, в свою очередь, вернет ее на доработку. Кстати, контроль платежей в разрезе не только статей, но и ЦФО позволяет лучше следить за исполнением бюджета.

3.2. Инициатор заявки на платеж обязан до срока согласования бухгалтерией предоставить все надлежаще оформленные первичные документы в бухгалтерию того юридического лица, от которого производится оплата.

Согласование заявки на оплату бухгалтерией осуществляется главными бухгалтерами или ответственными сотрудниками бухгалтерии юридического лица (плательщика), назначенными руководителем подразделения. Ответственный сотрудник отдела бухгалтерии согласовывает заявку на оплату только в разрезе своего юридического лица, на основании имеющейся первичной учетной документации по хозяйственной деятельности юридического лица и подтверждающей необходимость проведения данной оплаты.

3.3. Финансовый контролер проводит платежи на основании утвержденного на текущий банковский день потока денежных средств и приоритетности заявки на оплату.

3.6. Заявка на платеж получает статус «Отклонена» только в случае отказа от платежа или запрета проведения платежа. Заявка на платеж, помещенная в папку «Отклонена», удаляется автоматически из базы на следующий рабочий день.

5. Сроки согласования заявки на платеж

5.1. Заявка на платеж со статусом «На утверждение» проходит согласование в следующие сроки:

руководителями ЦФО - в течение текущего рабочего дня;

руководителем департамента - в течение текущего рабочего дня;

бюджетным контролером - с 15.00 до 16.30 текущего рабочего дня;

контролером управления учета - до 17.00;

бухгалтерией - до 17.30;

финансовым контролером - в момент распределения денежных средств и определения их потоков с 10.30 до 12.30 по заявкам, находящимся в папке финансового контроля.

Поводом для отклонения заявки может быть превышение бюджетного лимита по данной статье или, например, отсутствие бухгалтерских документов, подтверждающих обоснованность проведения платежа. Заявки могут быть направлены на доработку, но с указанием причины такого решения.

Бюджетный контролер согласовывает все заявки без исключения. Главная задача - проверить будущие выплаты на соответствие лимитам, установленным в бюджете движения денежных средств.